Según Blake Zalcberg, presidente de OFM, al diseñar o rediseñar un lugar de trabajo, es importante considerar cómo el espacio afectará tanto a los empleados como a los clientes. Tiene el poder de generar el impulso y manipular la comunicación dentro de la oficina, a la vez que es la primera impresión que la mayoría de la gente obtiene de la empresa.
Se debe pensar que los valores de la empresa se inculcarán en el tejido del espacio de trabajo: el flujo de personas o la elección del color y la materialidad dicen mucho acerca de su ethos, ya sea que se trate del nivel de seriedad requerido o de la atmósfera esperada.
Esta lista resume todas las preguntas que a menudo se pasan por alto y que son importantes de hacer para diseñar efectivamente una oficina, ya sea si estás listo para comenzar un negocio, cambiar de ubicación o rediseñar tu espacio de trabajo existente.
1. ¿Cuál es la cultura y enfoque interno respecto al reclutamiento y la retención?
Comienza mirando tu modelo de negocio, cultura de oficina y prácticas generales de contratación y objetivos comerciales. Luego, como punto de partida, piensa en las elecciones de diseño que fomentarán esos valores.
2. ¿Cuál es la estructura de gestión?
Si tu empresa tiene una jerarquía plana, es posible que te inclines por una oficina abierta y áreas comunes más agradables. Si tu empresa tiene una administración más estructurada, es posible que desees equilibrar la planta abierta y los espacios cerrados para ser utilizados por todos, periódicamente.
3. ¿Cómo escalará tu empresa en tamaño durante los siguientes períodos de 1, 3 o 5 años?
No importa si eres una pequeña empresa familiar o una corporación importante, la pregunta es hacia dónde te diriges. Si esperas crecer rápidamente, deberás dejar espacio para la expansión. Si puedes reducir el tamaño, querrás evitar dejar enormes bloques de espacio desocupado, tanto por razones de costo como de moral.
4. ¿Tu modelo comercial depende de la colaboración interna?
Si tus empleados participan en una colaboración constante con los miembros del equipo, querrás asegurarte de que tus muebles brinden flexibilidad y movilidad. La cantidad de enchufes, las superficies de pizarra y la comodidad general harán de estos lugares dentro de tu oficina una ubicación "imprescindible".
5. ¿Los clientes o socios comerciales alguna vez te visitan?
Si esperas que pasen invitados importantes, incluso ocasionalmente, querrás tener una impresionante área de recepción, una agradable sala de reuniones u otra área de reuniones con pequeños toques, tal como obras de arte personalizadas, para ayudar a dar una buena primera impresión.
6. ¿Los clientes o miembros del equipo tienen alguna necesidad especial?
Si tienes un área de espera para clientes en tu lugar de trabajo, ¿es cómodo? ¿Tienes un baño accesible? ¿Hay espacio para que puedan trabajar en una computadora portátil, mantener a un niño ocupado o simplemente sentarse tranquilamente y tomar café? ¿Cuántas personas necesitas acomodar?
7. ¿Hay áreas dentro de la organización en las que se almacena información sensible?
Si tus empleados están manejando problemas financieros, legales o personales de las personas, puede ser más importante transmitir seriedad tanto a sus empleados como a los clientes que visitan el lugar de trabajo. Considera oficinas más privadas, colores más oscuros y muebles más tradicionales en esos espacios específicos.
8. ¿Es la casualidad valiosa?
Algunas compañías han descubierto que es útil que los trabajadores de diferentes departamentos se vuelvan amigables. Una forma de hacerlo es establecer una cafetería central o tener una cafetería en la oficina. Steve Jobs colocó los baños en Pixar en un solo lugar para alentar los encuentros fortuitos.
9. ¿Cómo trabajan sus empleados?
¿La mayoría de los empleados toman un metro u otro sistema de tránsito masivo o conducen un automóvil? ¿Alguien va en bicicleta al trabajo? ¿Desea fomentar una forma de transporte sobre otra? ¿Necesita espacio para portabicicletas en el lugar de trabajo? ¿Un lugar para esconder paraguas en el invierno?
10. ¿Alguna vez tienes emergencias donde todos tienen que colaborar?
Si tu empresa es una en la que ocasionalmente se desata una crisis y debe ser manejada por todos, es posible que desee considerar una oficina más abierta en la que un gerente superior pueda llegar rápidamente al centro de la sala y captar la atención de todos.
11. ¿Dónde comen tus empleados?
¿Saldrán la mayoría de los trabajadores a almorzar o comen en la oficina? ¿Ofrecerás fruta o café gratis para mantener a los trabajadores productivos? ¿Necesitas una cafetería? ¿La cafetería será un lugar donde los empleados se reúnan para conversaciones informales o para que hagan un trabajo?
Estas son solo algunas preguntas para considerar. Las empresas cambian y es posible que su oficina física necesite cambiar con ella. Pero independientemente de las decisiones que tomes, lo más importante no son las respuestas específicas, sino un enfoque reflexivo de las preguntas.
Después de todo, si tu empresa no tiene la cultura y los valores correctos, todos los muebles de oficina del mundo no harán la diferencia.
Blake Zalcberg es presidente de OFM, un fabricante de muebles familiar y distribuidor con sede en Carolina del Norte, con centros de distribución allí y en California, Kansas, Pensilvania y el estado de Washington. Durante más de veinte años, ha proporcionado muebles asequibles y de calidad a través de una red de distribuidores en todo el país, que ofrece los últimos conceptos y diseños para una variedad de mercados, incluidos el hogar y la hospitalidad, empresas y gobierno, y cuidado de la salud y educación. Trabajando con fabricantes en México, Taiwán y China, OFM diseña muebles para cumplir con los más altos estándares industriales que se venden a través de una variedad de minoristas, catálogos de pedidos por correo y distribuidores en línea, incluidos Staples, Wayfair, Overstock y National Business Furniture.
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Las imágenes de este artículo fueron amablemente proporcionadas por Andrea Vásquez.
